Políticas e práticas de gestão de documentos eletrónicos na Administração: o que está mudando em Portugal

Abstract

[Resumo] A comunicação começa por apresentar alguns elementos para a compreensão dos novos contextos para a gestão da informação arquivística na Administração eletrónica. De seguida fornece a perspetiva do organismo de coordenação da política arquivística portuguesa a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (doravante designado pela sigla DGLAB), sobre as boas práticas de gestão da informação nas entidades da Administração Pública. Nesse sentido, especifica a aposta da DGLAB na interoperabilidade semântica através de instrumentos e produtos específicos como o esquema Metainformação para a Interoperabilidade (MIP), a Macroestrutura Funcional (MEF), a Lista Consolidada de informação relativa a processos de negócio da Administração (LC), com vista à sua classificação e avaliação. Apresenta ainda a proposta da DGLAB para o uso de ferramentas transversais para a classificação e avaliação da informação pública, como as que resultam do Projeto de Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA). Nesse sentido, aprofunda a visão da DGLAB sobre a utilização destes instrumentos nos contextos organizacionais e pluriorganizacionais (por exemplo, nas instituições de Ensino Superior), com vista à elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de seleção. Especifica também a procura de soluções para o problema da preservação da informação digital, quer a que é produzida no contexto arquivístico da Administração, quer em outras comunidades de prática, através do desenvolvimento do projeto Continuidade digital . Por último, especifica a política de gestão de documentos eletrónicos existente no país, identificando as suas fragilidades e o que está a ser desenvolvido para as ultrapassar.