El sistema de información contable y financiera en una PYME: automatización de tareas

Abstract

[Resumen]: La contabilidad tiene como función principal aportar información útil para la toma de decisiones tanto a usuarios internos como a terceros. Ahora bien, en la práctica, esta tarea implica el registro de múltiples operaciones que no suelen presentar grandes dificultades desde la perspectiva del análisis contable, pero que, dada su elevada frecuencia, implican un consumo muy significativo del tiempo (y, en consecuencia, de dinero) y un elevado riesgo de error si se contabilizan manualmente. Por ello, este proyecto trata de demostrar la hipótesis de que, bajo ciertos supuestos, es posible automatizar parte de la tarea contable para lograr una mayor eficiencia y fiabilidad, de modo que los asientos puedan ser generados automáticamente en base a los registros ya existentes en la empresa sin necesidad de proceder a su contabilización manual. Para ello, se ha utilizado una herramienta básica en la gestión empresarial como es Excel, cuyo dominio debería presuponerse a toda persona responsable de la llevanza de la contabilidad de una compañía y que, por su uso generalizado y bajo coste, suele estar disponible en la mayoría de las empresas. A su vez, esta herramienta se complementará con el uso de ContaSol, un software de contabilidad gratuito que permite la importación directa de datos desde Excel. Finalmente, una vez optimizada la gestión de los recursos en la tarea contable, se plantea la utilización de los datos introducidos en el sistema para generar informes que constituyan una herramienta útil para la toma de decisiones de gestión, de modo que, de forma sintética y clara, permitan conocer en todo momento la evolución de las variables más relevantes de la empresa y, en consecuencia, faciliten su gestión.

[Abstract]: Accounting's main function is to provide useful information for decision-making both to internal users and to third parties. However, in practice, this task involves the recording of multiple operations, such as sales, which do not usually present great difficulties from the perspective of accounting analysis, but which, given their high frequency, involve a very significant consumption of time (and, consequently, of money) and a high risk of error if they are posted manually. Therefore, this project tries to demonstrate the hypothesis that, under certain assumptions, it is possible to automate part of the accounting task to achieve greater efficiency and reliability, so that the entries can be generated automatically based on the existing records in the company without the need to proceed to its manual posting. For this purpose, we will use a basic business management tool such as Excel, whose mastery should be assumed for any person responsible for keeping a company's accounts and which, due to its widespread use and low cost, is usually available in most of the companies. In addition, this tool will be complemented by the use of ContaSol, a free accounting software that allows direct import of data from Excel. Finally, once the management of resources in the accounting task has been optimized, we will consider the use of the data entered in the system to generate reports that constitute a useful tool for making management decisions, so that, in a synthetic and clear way, they allow to know at all times the evolution of the most relevant variables of the company and, consequently, facilitate its management.