Los cuadros de clasificación de fondos de los Archivos Históricos Provinciales: una nueva propuesta

Abstract

[Resumen] La primera propuesta de normalización para elaborar los cuadros de organización de fondos de los Archivos Históricos Provinciales fue presentada en 1980, y revisada en 1994. Pero, llegados a 2011, nos parece preciso reflexionar nuevamente sobre las necesidades de organización de estos centros, tomando en consideración el gran volumen de los documentos custodiados, los retos de la identificación y organización de fondos, y las necesidades de consulta por los usuarios. Nos parece evidente que es preciso incorporar a la praxis archivística nuevos criterios de clasificación, estrictamente funcionales, tomando como referencia no sólo la legislación de creación/reordenación de unidades administrativas, sino otros documentos organizativos de las administraciones, que permitiesen mantener criterios más estables en referencia a las unidades productoras de documentos. Además, no podemos olvidar las nuevas herramientas con que cuenta el archivero, (ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF, ISDIAH), que van a permitirnos incorporar estructuradamente datos no sólo descriptivos de los documentos, sino también relativos a los productores, a sus funciones, a los centros custodios, etc. En esta línea, presentamos una propuesta de cuadro de clasificación teórico que toma como base para la incorporación a la clasificación de fondos la estructura presupuestaria funcional de que se dotan a sí mismas las administraciones, tanto del Estado como la de la Comunidad Autónoma, en su caso, entendiendo que dota de estabilidad a la propia clasificación, y que nos va a permitir establecer criterios organizativos con vocación de permanencia, facilitándonos, además, una mayor coherencia y continuidad en la información.

[Abstract] The first proposal to regulate the classification schedule of the Historical Provincial Archives in Spain was presented in 1980 and later reviewed in 1994. Now, in 2011, it seems necessary to reconsider the organisation of these centres taking into account the big amount of documents, the challenges of identification and organisation of fonds, and the requirements needed by users for consultation. It is clear that strictly, functional, new criteria must be added to the archival praxis. To achieve this, the reference source will be not only the legislation on creation and regulation of the agencies but also other documents related to their management, which will allow the producers of records to maintain more permanent criteria. On the other hand, we can?t ignore the new tools (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH) that give the archivist the possibility to include not only descriptive data of the records but also those related to the producers, their functions, the centres of keeping, etc. Following this procedure, we present a new proposal of a theoretical classification schedule based on the functional budgetary structure, provided either by the State or the Autonomous Communities, in order to add the fonds classification. On the whole, the own classification will become more steady allowing to establish more permanent criteria as well as providing more coherence and continuity in the information.